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用 AI 幫你寫好上班週報 : 5 分鐘產出一份好報告的工作紀錄

不是流水帳，是讓主管一眼看見你這週做了什麼、帶來什麼結果

每週五下午，我們常面對的是同一個問題：週報該怎麼寫？把這週做的事列出來，感覺只是流水帳。想寫得有重點，又不知道從哪裡切入。最後交出的週報可能成效不佳，可能是看完沒印象的版本，或是對自己工作紀錄沒幫助的報告。

週報的核心問題除了「這週做了什麼」，也包含「這週做的事，主管需要知道什麼」。這些除了紀錄自己的工作進度，也可以讓所有人快速掌握進度，知道哪裡需要協助的溝通文件。

週報寫得好，主管看得清楚，你也省力

一份有效的週報只需要三個部分：(1) 這週完成了什麼、(2) 下週要做什麼、(3) 有沒有需要主管協助或決定的事。每個部分都要具體，不只是「處理了一些事」，而是「完成了 A 提案的初稿，等待 B 部門的數據回覆」。

具體的好處有兩個：主管不需要追問就能掌握狀況；你自己在整理的時候，也會更清楚這週的工作有沒有往前走。很多人寫完之後才發現，某些事情停在同一個位置好幾週了。

週報最常見的三個問題

• 只列任務，不說結果

「處理客戶問題」和「處理客戶投訴，已完成退款處理並回覆說明」，後者讓主管知道事情的狀態，前者只是告訴主管你有在忙。

• 沒有區分完成和進行中

混在一起列會讓主管不確定哪些事已經結束、哪些還需要追蹤。分開之後，主管一眼就知道下週需要關注什麼。

• 沒有提出需要協助的地方

週報不只是回報，也是一個讓主管知道哪裡卡住的機會。如果有需要主管決定或協助的事，明確寫出來，比等下週開會再說更有效率。

可直接貼到 AI 工具的完整提示詞

提示詞

提示詞

請你扮演一位熟悉職場溝通的助理，幫我把這週的工作內容整理成一份清楚的週報。

請依照以下規則處理：

1. 只根據我提供的資料整理，不要自行補充或美化

2. 把工作內容分成三個部分：

   - 本週完成事項（已結束的工作）

   - 進行中事項（還在進行的工作，含目前進度）

   - 下週計畫（預計要推進的工作）

3. 若有需要主管協助或決定的事，單獨列出

4. 每一條都要具體，說清楚做了什麼、結果是什麼、狀態如何

5. 若我提供的資訊不足，請在對應欄位標註「待補充」

6. 語氣清楚簡潔，不需要過度修飾

請用以下格式輸出：

【本週完成事項】

1.

2.

3.

【進行中事項】

1.（含目前進度）

2.（含目前進度）

【下週計畫】

1.

2.

3.

【需要主管協助或決定的事】（若無請填「無」）

1.

這是我這週的工作內容：

不知道怎麼填？直接用這份範例

把下面這段工作內容貼到提示詞最後，AI 工具就會直接整理出週報：

貼到提示詞最後的工作內容

範例

這週主要在處理 Q2 提案，初稿已經完成，等 B 部門的數據回來才能定稿。

跟客戶開了兩場會，一場已確認需求，另一場需要下週再補資料給對方。

系統更新的 bug 回報單整理完了，交給工程師處理中。

下週要準備月底的進度報告，還有要去拜訪新客戶。

有一個問題想請主管幫忙決定：B 部門說數據要到下週才能給，但提案的截止日是週五，想確認可不可以先用上個季度的數據代替，還是要請對方加急處理。

整理完之後，你會得到一份結構清楚的週報，每個部分都有對應的工作項目，主管看一眼就知道這週的狀態，不需要再追問。

這個方法最適合什麼時候用

1每週五下班前

把這週的工作內容貼進去，5 分鐘產出週報初稿，再稍微確認一下就能交出去。

2這週工作很雜、很難整理

把所有事情先列出來，讓 AI 幫你分類，比自己從空白開始整理省力很多。

3主管要求每週固定格式

一旦格式確定，每週只要更新內容，結構不需要重想，週報就會越來越快。

週報寫得好，主管不需要額外追問，你也不需要在開會前臨時整理。養成每週固定整理的習慣，時間久了，你對自己的工作進度也會有更清楚的掌握。

很多人回頭看才發現，某些事情停在同一個位置好幾週，週報是讓這件事浮出來的最快方式。

如果要口頭報告，這樣說 3 分鐘

書面週報整理好之後，很多人在周會上還是不知道怎麼開口。直接念週報感覺很生硬，隨便說又說不清楚。口頭報告其實只需要一個固定的三段結構：

1這週最重要的一件事完成了

不要列清單，選一件影響最大或最值得讓主管知道的事，說清楚做了什麼、結果是什麼。30 秒。

2目前有一件事還在進行中

說清楚現在卡在哪裡、預計什麼時候完成。如果有需要主管協助的地方，在這裡提。60 秒。

3下週的重點是這件事

說一件下週最需要推進的事，讓主管知道你的優先順序。30 秒。

這個結構說完大約 2 分鐘，留 1 分鐘給主管問問題。跟書面週報的邏輯一樣，但口頭說的時候挑重點，不需要把所有項目都念過一遍。